Rationalisez vos opérations commerciales : la question des bons de livraison

Pour se faciliter la tâche et être plus efficaces dans leur fonctionnement, les entreprises se doivent de trouver des solutions pour rationaliser leurs opérations commerciales. À cet effet, les professionnels ont la possibilité d’agir, notamment au niveau des bons de livraison. Ces derniers sont essentiels pour prouver qu’une marchandise commandée a bel et bien été livrée et que l’acheteur l’a reçue. Que devez-vous savoir sur les bons de livraison ? Comment pouvez-vous les créer et les gérer facilement ?

Commencez par choisir votre matériel pour éditer vos bons de livraison

Le bon de livraison est un document essentiel pour toutes les entreprises qui livrent des produits ou des marchandises à leurs clients. Il s’agit d’un document qui permet de prouver que la livraison a bien été effectuée et qu’elle a été réceptionnée. Pour éditer vos bons de livraison, plusieurs solutions s’offrent à vous. Cependant, l’une des plus efficaces reste l’utilisation du carnet autocopiant.

Utiliser un carnet autocopiant

Le principal avantage d’un carnet autocopiant réside dans le fait qu’il permet de faire plusieurs exemplaires d’un même bon de livraison en même temps. Ainsi, le livreur peut donner une copie au client, en garder une pour son propre suivi et en envoyer une autre à son service de facturation. Cela permet de gagner du temps et d’assurer une meilleure traçabilité des livraisons.

L’utilisation d’un carnet autocopiant permet aussi d’éviter les erreurs lors des retranscriptions et les oublis. En effet, le fait de remplir manuellement plusieurs exemplaires du bon de livraison sert à vérifier les informations et à s’assurer qu’elles sont cohérentes. Enfin, les carnets autocopiants sont faciles à utiliser, à ranger et très pratiques pour les petites entreprises. De plus, ils consomment peu de place et peuvent être facilement archivés pour une utilisation future.

Choisir le bon carnet autocopiant

Comme tous vos autres documents administratifs, vous devez veiller à ce que vos bons de livraison soient personnalisés. Entre autres, ils doivent contenir certaines informations essentielles sur votre entreprise. Il s’agit notamment de votre enseigne, de votre logo, de votre numéro SIRET, etc. C’est pourquoi, pour une impression de carnets autocopiants, il est recommandé de se tourner vers une imprimerie spécialisée.

Vous l’aurez compris, l’utilisation d’un carnet autocopiant pour les bons de livraison présente de nombreux avantages. Ils permettent :

• de gagner du temps,
• d’éviter les erreurs,
• de faciliter la gestion des livraisons.

Ce type de matériel est également pratique et commode à ranger. Toutes ces caractéristiques en font un outil indispensable pour toutes les entreprises ayant besoin de suivre les livraisons de leurs produits.

Procédez au tri de vos bons de livraison

Le tri des bons de livraison est une tâche importante pour toute entreprise qui traite des commandes. Ces bons contiennent des informations importantes sur les produits livrés ; notamment les quantités, les adresses, les dates et les heures de livraison, ainsi que les noms des destinataires. Un tri est essentiel pour suivre les stocks et résoudre les éventuelles erreurs ou litiges.

Le tri des bons de livraison peut être effectué manuellement ou à l’aide d’un logiciel de gestion. Dans les deux cas, il est important de s’assurer que les bons soient triés en fonction des commandes en cours, des destinations de livraison et des dates fournies. Ces documents doivent être stockés dans un endroit accessible et facilement consultable. Cela facilite grandement la recherche et la résolution des problèmes éventuels.

Faire un tel tri peut également aider les entreprises à identifier les tendances en matière de commandes ou de produits les plus achetés. Cela peut aussi vous renseigner sur les destinations de livraison les plus courantes, ainsi que les problèmes éventuels liés aux retours ou aux réceptions tardives. Ces informations sont généralement utiles pour améliorer les processus de livraison et de gestion des stocks, ainsi que pour améliorer la satisfaction des clients.

Créez une liste de tâches spécifiques à accomplir pour ce traitement

Lorsque vous traitez des bons de livraison, il peut être utile de créer une liste de tâches spécifiques à accomplir pour garantir un traitement efficace et sans erreurs. Voici quelques éléments clés à inclure dans une telle liste :

• la vérification des informations : avant de traiter un bon de livraison, prenez le temps de vérifier les informations qu’il contient. Vérifiez donc la quantité de produits, l’adresse, le nom du destinataire, la date et l’heure de livraison, etc. ;
• la vérification des stocks : vérifiez les niveaux de stock des produits concernés par le bon de livraison. Vous vous assurez ainsi qu’il y en a suffisamment pour exécuter la commande ;
• la préparation de la commande : rassemblez tous les produits nécessaires pour traiter la commande en vous assurant que les produits sont en bon état et adaptés ;
• l’emballage des produits : emballez les produits de manière à ce qu’ils soient bien protégés pendant le transport, en utilisant des matériaux d’emballage de qualité ;
• l’étiquetage du colis : étiquetez le colis pour que le nom du destinataire, l’adresse de livraison et le numéro de commande soient clairement indiqués ;
• l’organisation de la livraison : organisez la livraison en fonction de la date et de l’heure demandées par le client. Pour cela, appliquez la méthode la plus appropriée.

Un traitement efficace de vos bons de livraison permettra de satisfaire chaque demande.

Attribuez une date limite à chaque tâche

L’efficacité d’une entreprise se mesure en grande partie à sa capacité à satisfaire la demande des clients dans un court délai. Vous êtes une entreprise qui reçoit des commandes et qui livre fréquemment des produits et marchandises aux clients ? Faites alors en sorte de les honorer le plus rapidement possible. Pour ce faire, en plus de créer une liste de tâches spécifiques à accomplir, nous vous conseillons d’attribuer une date limite à chacune d’elles.

La vérification de la commande, des stocks disponibles et la préparation du colis doivent se faire dans un délai donné. Pareil pour l’emballage des produits et leur étiquetage. Une fois les dates fixées, faites en sorte de les respecter.

Comment archiver les bons de livraison qui n’ont pas besoin d’être traités ?

L’archivage des bons de livraison qui n’ont pas besoin d’être traités se fait en plusieurs étapes. La première étape est le tri des documents. Utilisez ensuite un système d’archivage comme les classeurs ou les boîtes d’archivage pour stocker les bons. Il est important de les ranger de manière à ce qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous en avez besoin.

Pensez à étiqueter chaque bon de livraison avec des informations claires. Par exemple :

• le numéro de commande,
• le nom du client,
• la date et l’heure de la livraison,
• le statut de la commande.

Pour ce qui est des documents dont vous ne comptez plus faire usage, planifiez leur destruction.

Suivre ces conseils, c’est créer un système d’archivage efficace pour les bons de livraison qui n’ont pas besoin d’être traités immédiatement. Cela vous permettra de maintenir une documentation précise de toutes les transactions commerciales de votre entreprise. Vous éviterez également les pertes de données importantes.

Veillez à mettre à jour votre système de bons de livraison

Il est important de veiller à mettre à jour régulièrement votre système de bons de livraison pour qu’il soit simple à utiliser et à comprendre. Les mises à jour peuvent inclure l’ajout de nouvelles informations pertinentes. Par exemple, les numéros de suivi, les dates de livraison ou les informations de facturation.

Assurez-vous que toutes les informations soient correctes et à jour. Ainsi, vous pourrez trouver rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin en cas de besoin. En étant à jour, vous pouvez éviter les erreurs et les retards dans le traitement de vos commandes et maintenir une documentation précise. Vous maîtriserez ainsi toutes les transactions de votre entreprise.