Les événements d’entreprise peuvent prendre différentes formes : séminaires, conférences, ou encore team building. Quelle que soit leur nature, il est essentiel de trouver un lieu adapté. Découvrez dès maintenant 4 conseils de pro pour trouver l’endroit parfait pour un événement d’entreprise.
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Choisir un lieu équipé et facile d’accès
L’un des premiers éléments à prendre en compte est la logistique. Notamment la logistique du lieu que vous envisagez pour l’événement. Pour faciliter votre recherche d’espace professionnel, des sites comme officeriders.com permettent d’affiner vos critères. On pourrait décrire la plateforme Office Riders comme le Airbnb de la location local pro. Cette marketplace permet, en effet, de louer des lieux professionnels d’exception sous-utilisés. Grâce à leur outil de recherche avancée, vous pouvez trouver exactement ce qui conviendrait.
L’important reste de choisir un lieu adapté et accessible facilite grandement le bon déroulé de votre événement : souhaitez-vous une salle avec un plan en U ou plutôt une salle de type “salle de classe” ? Avez-vous besoin d’un vidéoprojecteur ? Faut-il un ou plusieurs micros ? Dans l’idéal, mieux vaut choisir un espace professionnel qui dispose de tout l’équipement de base. Cela aide pour l’organisation et évite de devoir apporter son propre matériel.
Autre nécessité, veiller à l’accessibilité. Comment les participants vont-ils se rendre sur place ? Existe-t-il un stationnement privé ou à proximité ? Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
Déterminer l’objectif de l’événement d’entreprise
Pour trouver le lieu parfait, il est important de bien définir l’objectif de l’événement d’entreprise. Une entreprise peut organiser différents types d’event. Ainsi, les locaux professionnels à louer peuvent accueillir tout type d’événement d’entreprise :
- réunion ;
- réception ;
- séminaire ;
- conférence ;
- formation ;
- atelier de team building ;
En fonction du type d’événement, certains lieux correspondent mieux. Par exemple, le team building est très important pour la pérennité d’une société. Toutefois, certains ateliers peuvent nécessiter beaucoup d’espace, voire un extérieur.
Si vous souhaitez, en revanche, réaliser un shooting pour votre prochaine campagne, choisissez un lieu particulièrement esthétique pour un rendu optimal. Là encore, la plateforme Office Riders aide à trouver des espaces atypiques pour donner une autre dimension aux événements et les rendre inoubliables. C’est notamment le cas lorsque l’on recherche un lieu de tournage ou encore un studio pour shooting photo.
En clair, plus l’espace professionnel est en accord avec vos objectifs, plus l’événement marque la mémoire des participants.
Identifier les participants à l’événement d’entreprise
Pas d’événement sans participants ! C’est pourquoi trouver le meilleur espace professionnel, c’est d’abord identifier les participants : leur nombre et leur profil.
Concernant le nombre de participants, il est crucial de l’estimer correctement. De cette manière, on peut choisir un lieu suffisamment grand pour tous les accueillir. Concernant leur profil, notez que le lieu est différent selon que l’on accueille des dirigeants ou de futurs clients, par exemple. Enfin, il est important de prendre en compte l’âge des participants. Selon la moyenne d’âge certains lieux seront à privilégier plutôt que d’autres.
N’oubliez pas que le but est que votre event professionnel plaise à l’ensemble des participants. Soyez attentifs et prenez en compte leurs besoins et leurs attentes.
Délimiter la durée et le budget de l’événement
Le budget et la durée sont déterminants. Le budget est effectivement la clé de voûte d’un événement professionnel réussi. Il faut le définir en amont et penser à toutes les dépenses que demandent l’event. Le principal risque d’ignorer la question du budget est de se retrouver bloqué(e) et d’être dans l’impossibilité de réaliser l’événement prévu.
Bien évidemment, plus le budget alloué est important, plus il y a de choix en matière de locaux professionnels à louer. On peut opter pour des espaces très atypiques ou insolites, le tout avec des prestations de haut standing. Encore une fois, le type de location de local pro dépend de l’objectif derrière l’événement.
Dernier conseil : estimez le plus précisément possible la durée de votre événement pro. C’est la meilleure donnée à estimer pour des raisons évidentes d’organisation au niveau du déroulé (et parallèlement du budget). Déterminer la durée des événements professionnels permet également aux participants de s’organiser.
Finalement, tout événement doit faire l’objet d’une organisation méticuleuse. L’événement d’entreprise ne fait pas exception. Une bonne préparation est donc la clé pour trouver le lieu idéal.