Arkevia : à savoir avant d’utiliser ce coffre-fort électronique
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Arkevia : à savoir avant d’utiliser ce coffre-fort électronique

Avec un logiciel tel que Arkevia, le monde du travail est en révolution ! Si la rationalisation des tâches est l’un de vos principaux objectifs à l’heure actuelle, l’outil My Arkevia est ce qu’il vous faut. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur ce coffre-fort électronique.

À quoi sert Arkevia ?

Outil de stockage virtuel, Arkevia sert au stockage ou au partage sécurisé de documents et de données. Également connu sous le nom de « coffre-fort électronique du salarié », on peut y stocker aussi bien des documents professionnels que personnels. Ces documents comprennent :

  • fiches de paie ;
  • diplômes ;
  • documents émis par TEAM SRH ;
  • diverses factures (factures EDF, quittance de loyer) ;
  • documents d’identité (carte d’identité, livret de famille, passeport) ;
  • contrat de travail.

Arkevia ne vous permet pas seulement d’enregistrer ou de recevoir des documents sensibles. Il vous permet également de les classer par catégories. Avec ses fonctionnalités avancées, vous pouvez contrôler totalement l’accès à vos données. My Arkevia est fiable, sécurisé, robuste et conforme à la réglementation GDPR. Le risque de perdre des documents électroniques est réduit avec ce logiciel.

Les employés peuvent accéder à toutes les informations dont ils ont besoin en quelques clics de souris. Qu’il s’agisse de rationaliser les flux de travail ou de réduire les erreurs manuelles, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité.

coffre-fort électronique arkevia
Interface du site principal (à ne pas confondre avec myarkevia)

L’intérêt d’utiliser Arkevia pour un salarié ou une entreprise

À une époque où la rationalisation des tâches est un facteur clé de la productivité, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à investir dans des logiciels de dématérialisation. Arkevia est un logiciel virtuel accessible à la fois aux entreprises et aux employés.

Utiliser Arkevia en tant qu’entreprise

Arkevia est un système numérique conçu pour permettre aux entreprises de dématérialiser certaines tâches comme l’enregistrement ou le classement de données ou de documents. Les documents se stockent dans un espace privé et partageables entre les employés. Chaque document existant au sein de l’entreprise est stocké de manière sécurisée, dans le respect de la réglementation en vigueur.

En fonction du besoin de l’entreprise, une capacité de stockage est définie par Arkevia. Ce système d’archivage facilite grandement les procédures RH et réduit les coûts salariaux. Lorsqu’un employeur choisit d’utiliser ce mode d’archivage pour la diffusion des bulletins de paie, il est tenu d’informer les salariés de cette diffusion électronique.

Utiliser Arkevia en tant qu’employé

Les salariés pourront, au moyen de My Arkevia, retrouver intégralement les fiches de paie conservées et validées par leur employeur. Chaque employé reçoit une notification par e-mail lorsqu’un document est partagé, l’invitant à consulter les fichiers nouvellement ajoutés. Toutefois, il est possible pour un employé de demander à recevoir uniquement des documents papier au lieu de fichiers numériques. Dans ce cas, il devra en informer l’employeur dans les 30 jours qui suivent son arrivée dans l’entreprise.

Grâce à des fonctionnalités avancées, le logiciel permet aux employés d’organiser leurs documents en créant des dossiers ou des sections personnalisées. Les employés peuvent utiliser Arkevia pour télécharger des documents au format PDF ou partager des documents avec d’autres personnes. Ces documents restent privés et absolument personne ne peut y accéder !

connexion my arkevia
Connexion à l’interface Myarkevia

Quelles sont les fonctionnalités de ce logiciel ?

Les fonctionnalités d’Arkevia ne se limitent pas uniquement au stockage ou au partage de données sensibles. Ce système virtuel offre bien plus. Les autres fonctionnalités comprennent :

  • un mode collaboratif pour les demandes particulières telles que les demandes de congé ou les notes de frais ;
  • un bulletin de cotisation disponible ;
  • un transfert de fichiers vers d’autres logiciels utilisés au sein de l’entreprise ;
  • une mise à jour régulière des documents enregistrés ;
  • la notification par e-mail de l’arrivée d’un nouveau document ;
  • création de répertoires et des dossiers.

L’archivage papier implique la gestion minutieuse des documents. À la différence de ce dernier, le recours à un système informatisé comme My Arkevia facilite grandement la tâche. Avec la numérisation d’archives et le processus de gestion automatisée, les opérations relatives à la gestion documentaire sont mieux maîtrisées.

Pourquoi faut-il un code secret My Arkevia ?

Chaque utilisateur a besoin d’un code secret pour travailler sur son propre compte My Arkevia. Bien que ce code soit réellement disponible, il semble que les utilisateurs ne sachent pas comment l’obtenir. Voici la marche à suivre…

Une fois connecté(e) à votre espace, votre numéro personnel se trouve dans le coin supérieur gauche de votre bulletin de paiement. En revanche, le code secret se trouve dans le coin inférieur droit. En effet, après connexion à www.myarkevia.com, vous devez enregistrer votre numéro personnel et votre code secret.

Code secret coffre-fort électronique
un code secret pour la sécurité des données et documents

Quels sont les avantages d’avoir un coffre-fort électronique ?

Arkevia offre plusieurs avantages aux entreprises :

  • la protection des fichiers numériques dans un espace privé ;
  • possibilité d’accéder à toutes les données stockées à tout moment ;
  • réception des documents joints et des fiches de paie dans le format approprié ;
  • une durée de conservation pouvant aller jusqu’à 50 ans, permettant une meilleure traçabilité ;
  • centralisation rapide des données ;
  • la valeur juridique des documents dématérialisés est la même que celle des documents papier originaux et officiels ;
  • une signature électronique ;
  • espace de stockage personnel de 1Go disponible pour chaque employé.

En plus de tous ces avantages, l’entreprise s’assure une réduction des dépenses mensuelles liées à l’impression de ces documents : plus besoin d’imprimer des copies entières de documents essentiels au fonctionnement de l’entreprise, tels que la documentation physique et les bulletins de paie.

Concernant le département des Ressources Humaines, ce coffre fera gagner du temps et rationaliser ses tâches. En effet, Arkevia facilite la gestion et la numérisation des données au sein d’une organisation. L’outil rationalise la livraison, la distribution et la gestion des documents RH. Il offre une amélioration significative de la productivité des entreprises. Avec Arkevia, la dématérialisation est un excellent moyen pour les entreprises de préserver l’environnement.

Pour finir, l’accès illimité (24h/24 et 7j/7) est un avantage certain. Arkevia est accessible de partout, que ce soit au travail ou à la maison. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion internet. Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur.

connexion Arkevia

Connexion à Arkevia

Allez sur le site de connexion My Arkevia. Renseignez ensuite les champs vides correspondant au nom d’utilisateur et au mot de passe pour vous connecter (le mot de passe vous est fourni lors de la création de votre compte). Une fois que vous aurez complété les données et confirmé les étapes, votre écran de connexion personnel apparaîtra.

Cependant, vous pouvez obtenir de l’aide en contactant le service d’assistance si vous avez des difficultés à vous connecter avec vos informations d’identification. Toutefois, vous devez vous souvenir de votre SIREN en plus de l’adresse électronique que vous avez fournie lors de la création de votre compte, au cas où vous oublieriez ou perdriez votre mot de passe. Ensuite, pour vous connecter, un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe vous seront envoyés.

Avez-vous déjà utilisé cette solution en tant que salarié ou en tant qu’entreprise ? Si oui, témoignez dans les commentaires ci-dessous.

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